Як встигати все? 3 простих правила тайм-менеджменту
Як часто у повсякденному житті вам доводиться чути фрази на кшталт «я хочу, щоб у добі було більше часу» чи «щоб усе встигати — мені треба перестати спати»? А можливо, ви й самі не раз промовляли такі фрази. Чи доводилося вам спостерігати за колегами, які встигають все, і думати, що вони мають якийсь особливий секрет?
У нас для вас одразу дві добрі новини: по-перше, грамотно керувати часом може кожен, а друге — у цій статті ми розповімо, як це зробити і тим самим підвищити ефективність своєї роботи.
1. Персональний план завдань
Перш ніж приступити до раціональнішого розподілу свого часу, вам потрібно зрозуміти, чого саме ви прагнете. Складіть план своїх цілей. Запишіть на окремому аркуші паперу свої глобальні плани на найближчий рік — вони можуть бути пов'язані з роботою, відпочинком, хобі, благоустроєм житла і т.д. повинні бути цілком досяжними. Якщо це можливо, поставте конкретну дату навпроти кожного пункту. Наприклад, якщо ви плануєте з'їздити за кордон — вкажіть число та місяць, до якого ви повинні купити квиток та забронювати готель. Фіксований термін стане додатковим стимулом для вас.
2. Час працює на вас
Змусити час працювати на вас дуже просто. Щоб досягти успіху в цьому, потрібно лише навчитися планувати і розставляти пріоритети у справах. Заведіть щоденник або органайзер, якщо їх ще немає. Розлиньте записник так, щоб вийшло дві вертикальні колонки. У лівому стовпці запишіть важливі фіксовані справи, тобто ті, що мають прив'язку до часу. Це можуть бути наради, зустрічі або час, до якого має бути готовий звіт. Слідкуйте за тим, щоб у цьому списку було не більше 3-х пунктів на день. Праву колонку заповніть інформацією про менш важливі рутинні справи. Сюди можна написати, наприклад, складання плану завдань на день, перевірку електронної пошти, пошук потрібної інформації, складання листів, заповнення заявок тощо.
Тепер подивіться на свій розклад на день і виділіть у ньому 15–30 хвилин, які ви приділятимете своєму глобальному плану. Найкраще, якщо це буде фіксований час щодня. Наприклад, якщо ви вирішили за рік «підтягнути» свій рівень англійської — витратите частину своєї обідньої перерви на виконання завдань або перегляд навчальних відео.
3. З'їсти жабу
Чи траплялося вам бувати в ситуації, коли виконувати певне завдання просто не хочеться? Можливо, справа здалася вам нудною або клієнт надто неприємним. Навчитися мотривувати себе можна і потрібно. У тайм-менеджменті є метод, який називається "з'їсти жабу". «Жабою» називають справи, які люди відкладають до останнього, бо не хочуть їх робити. Метод полягає в тому, щоб усі найнеприємніші завдання вирішувати з самого ранку, а наприкінці дня отримувати винагороду. Всі ці моменти теж потрібно записувати у ваш щоденник. «Жаба» та бонус за неї, які будуть постійно у полі вашого зору, — послужать додатковою мотивацією для вас. Що використовувати як винагороду, запитаєте ви? Найперше що спаде на думку більшості людей — це смачна їжа. Але, якщо щодня заохочувати себе тортиком, то можна зіпсувати фігуру. Ми радимо винагороджувати себе дрібницями, які вам потрібні, але зазвичай до їхньої покупки «руки не доходять». Це може бути, наприклад, новий горщик для улюбленої кімнатної квітки або віддушка для вашого авто.
Ми поділилися з вами цими простими правилами розподілу робочого часу та підвищення особистої ефективності. Тепер справа за вами. Пам'ятайте, що дія стає звичкою, якщо її виконувати постійно протягом 3-х тижнів. Тому наберіться терпіння і плануйте. Сподіваємося, наша стаття разом із вашою цілеспрямованістю допоможуть вам швидше досягати поставлених цілей!
© 2016 «Работа в Харькове»
При перепечатке материалов гиперссылка на сайт «Работа в Харькове» обязательна.
