Как успевать всё? 3 простых правила тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент

Как часто в повседневной жизни вам приходится слышать фразы вроде «я хочу чтобы в сутках было больше времени» или «чтобы всё успевать — мне нужно перестать спать»? А возможно, вы и сами не раз проговаривали подобные фразы. Случалось ли вам наблюдать за коллегами, которые успевают всё, и думать, что они обладают каким-то особым секретом?

У нас для вас сразу две хорошие новости: во-первых, грамотно управлять временем может каждый, а второе — в этой статье мы расскажем как это сделать и тем самым повысить эффективность своей работы.

1. Персональный план задач

Прежде чем приступить к более рациональному распределению своего времени, вам нужно понять, к чему именно вы стремитесь. Составьте план своих целей. Запишите на отдельном листе бумаги свои глобальные планы на ближайший год — они могут быть связаны с работой, отдыхом, хобби, благоустройством жилья и т. д. Не увлекайтесь — в итоге в вашем списке должно быть не более 7-ми пунктов, и все они должны быть вполне досягаемыми. Если это возможно, напротив каждого пункта поставьте конкретную дату. Например, если вы планируете съездить за границу — укажите число и месяц к которому вы должны купить билет и забронировать гостиницу. Фиксированный срок послужит дополнительным стимулом для вас.

2. Время работает на вас

Заставить время работать на вас — очень просто. Чтобы преуспеть в этом, нужно всего лишь научиться планировать и расставлять приоритеты в делах. Заведите ежедневник или органайзер, если у вас их ещё нет. Разлинуйте записную книжку так, чтобы получилось две вертикальные колонки. В левом столбце запишите важные фиксированные дела, то есть те, которые имеют привязку ко времени. Это могут быть совещания, встречи или время к которому должен быть готов отчет. Следите за тем, чтоб в этом списке было не больше 3-х пунктов в день. Правую колонку заполните информацией о менее важных рутинных делах. Сюда можно написать, например, составление плана задач на день, проверку электронной почты, поиск нужной информации, составление писем, заполнение заявок и т. д. Если вы используете электронный органайзер — срочные дела выделите красным, а рутинные — зеленым.

Теперь посмотрите на своё расписание на день и выделите в нем 15–30 минут, которые вы будете уделять своему глобальному плану. Лучше всего, если это будет фиксированное время каждый день. Например, если вы решили за год «подтянуть» свой уровень английского — потратьте часть своего обеденного перерыва на выполнение заданий или просмотр обучающих видео.

3. Съесть жабу

Случалось ли вам бывать в ситуации, когда выполнять определенную задачу попросту не хочется? Возможно, дело показалось вам скучным или клиент слишком неприятным. Научиться мотривировать себя можно и нужно. В тайм-менеджменте есть метод, который называется «съесть жабу». «Жабой» называют дела, которые люди откладывают до последнего, потому что не хотят их делать. Метод заключается в том, чтобы все самые неприятные задачи решать с самого утра, а в конце дня получать вознаграждение. Все эти моменты тоже нужно записывать в ваш ежедневник. «Жаба» и бонус за неё, которые будут постоянно в поле вашего зрения — послужат дополнительной мотивацией для вас. Что использовать в качестве вознаграждения, спросите вы? Самое первое что придет на ум большинству людей — это вкусная еда. Но, если каждый день поощрять себя тортиком — то можно испортить фигуру. Мы советуем вознаграждать себя мелочами, которые вам нужны, но обычно до их покупки «руки не доходят». Это может быть, например, новый горшок для любимого комнатного цветка или отдушка для вашего авто.

Мы поделились с вами этими простыми правилами распределения рабочего времени и повышения личной эффективности. Теперь дело за вами. Помните, что действие становится привычкой, если его выполнять постоянно в течении 3-х недель. Поэтому наберитесь терпения и принимайтесь планировать. Надеемся, наша статья в совокупности с вашей целеустремленностью помогут вам быстрее достигать поставленных целей!

© 2016 «Работа в Харькове»
При перепечатке материалов гиперссылка на сайт «Работа в Харькове» обязательна.